La Posta Elettronica Certificata (PEC), pur mantenendo forti similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con piena valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.

"Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, da parte del proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

I protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati:

L’utilizzo della PEC è particolarmente indicato per tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione legale di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese, sostituendo di fatto l’uso della Raccomandata A/R. Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere dato che il costo della casella PEC è fisso e non dipende dalla quantità o peso/dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.

Vantaggi:

• Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via internet tramite web mail;
• Disponibilità: il servizio PEC non ha orari, è sempre attivo anche nei giorni festivi e utilizzabile da qualsiasi computer connesso ad internet nel mondo tramite web mail;
• Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti;
• No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura;
• Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi;
• Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere non solo in termini economici, ma anche di tempo;
• Costo fisso: il prezzo annuale di una casella PEC non prevede costi aggiuntivi in base all'utilizzo. Si possono inviare illimitate Mail Certificate senza costi aggiuntivi, ciò equivale a dire che si possono inviare raccomandate R.R. a costo zero.